¿Qué rayos es la ‘Oficina Cero’?

Oficina Cero

Oficina Cero

La cantidad y variedad de herramientas de comunicación empresarial se ha disparado en los últimos cinco años al punto que hoy existen numerosas tecnologías habilitadas para realizar fácilmente comunicaciones basadas en texto, audio basado en IP, video y servicios de colaboración de datos en tiempo real.

 

Es así como las comunicaciones unificadas (UC) permiten que los grupos de trabajo incrementen sus niveles de productividad sin importar el lugar en donde se encuentren, ni el tipo de dispositivo o interfaz utilizada.

 

“Las comunicaciones unificadas han transformado positivamente el lugar de trabajo, especialmente en áreas comúnmente movilizadas en las organizaciones tales como ventas, servicio al cliente, empleados de confianza y operaciones en campo”, asegura Mauricio Daguer, Gerente de Cloud Computing de Dell, un ingeniero electrónico cuya conferencia en Claro Tech Summit 2015 fue la inspiración para titular este artículo.

 

“Posiblemente muchos funcionarios que trabajan en esas empresas no tienen oficina asignada, pero definitivamente son medidos por resultados”, prosigue Mauricio Daguer. “Es allí donde las comunicaciones unificadas actúan para potenciar los negocios sin importar el lugar ni el dispositivo. La oficina, literalmente, está en el bolsillo.”

 

Esta era de la convergencia de voz, video y comunicaciones de datos está propiciando una transformación nunca antes vista en el entorno laboral y en las ciudades, ya que al haber menos empleados dirigiéndose hacia sus oficinas, las vías se descongestionan y se disminuye el impacto ambiental, por solo mencionar dos beneficios. Es la era de la ‘Oficina Cero’.

 

TELETRABAJO Y SMART CITIES

En la Oficina Cero entran a jugar dos conceptos: el teletrabajo y las ciudades inteligentes; mediante ellos, los empleados apropian para su beneficio las innovaciones tecnológicas dispuestas para trabajar desde el hogar y obtienen a cambio una mejor calidad de vida y condiciones más óptimas para desarrollar su trabajo. Al mismo tiempo, colaboran para que las ciudades sean un mejor entorno para la vida.

 

Sin embargo, aunque el teletrabajo es una tendencia creciente en empresas privadas de todos los tamaños, no sucede así en entidades gubernamentales; sobre el particular, Santiago Diez Moreno, ejecutivo de ADA S.A., opina que “a pesar de que la tecnología existe y están comprobados sus beneficios, implementar el modelo de teletrabajo en entidades de gobierno ha sido verdadero desafío”. Por ello, invita a “derribar las barreras culturales asociadas a trabajar por fuera del perímetro de la oficina.”

 

Santiago Diez Moreno, ADA S.A.

Santiago Diez Moreno, ADA S.A.

Para lograrlo, existen soluciones que realizan seguimiento y trazabilidad a las actividades que un empleado desarrolla frente a un computador sin importar donde esté ubicado. Es precisamente este entorno de colaboración remota el que pretende impulsar las comunicaciones unificadas.

 

“Uno de los objetivos principales de las ciudades inteligentes es aumentar el índice de felicidad de sus ciudadanos y esto se logra proporcionando todas las herramientas que les permita mejorar su calidad de vida”, dice Jairo Gómez, Gerente de Marketing Región Andina, Caribe y Centroamérica de Avaya.

 

Jairo Martínez, Gerente de Marketing Andino, Centroamérica y Caribe de Avaya

Jairo Martínez, Gerente de Marketing Andino, Centroamérica y Caribe de Avaya

Es aquí donde las tecnologías de colaboración habilitan a las personas a interactuar en cualquier momento con la información correcta, desde cualquier lugar y de forma segura, entregando resultados más rápidos y eficientes; “esto se traduce en buscar más tiempo y momentos de calidad con nuestras familias, con nuestro entretenimiento y con nuestro trabajo, aumentando nuestro índice de felicidad”, continúa Jairo Gómez.

 

¿Y LAS VIDEOCONFERENCIAS?

Ahora bien, al ritmo inusitado con el que avanzan las tecnologías cloud, podría pensarse que el uso de las comunicaciones unificadas desde el lugar de trabajo está disminuyendo. “¡Todo lo contrario!”, afirma Juan Pablo Rincón, Gerente de Ventas de Soluciones de Cisco, quien dice que en el entorno empresarial no se está viendo una disminución de los servicios de videoconferencia. “Elementos como la movilidad, mejoras en conectividad y nuevos modelos de consumo han hecho que la adopción de la videoconferencia crezca en Colombia entre dos y tres veces más año tras año.”

Juan Pablo Rincón, Gerente de Ventas de Soluciones de Cisco.

Juan Pablo Rincón, Gerente de Ventas de Soluciones de Cisco.

Resulta que en el pasado, los sistemas de videoconferencia dependían de salones físicos específicos para tal función y la experiencia del usuario en cuanto a facilidad de uso no era la mejor: “Hoy, la tecnología disponible va mucho más allá de las salas hasta llegar a los escritorios y dispositivos móviles conservando su facilidad de uso y consistencia,” continúa Juan Pablo Rincón.

 

Para poder ‘disponibilizar’ estas soluciones en cualquier dispositivo, los proveedores utilizan canales de Internet que se integran a endpoints tradicionales de video incluso de diversos fabricantes, lo cual es un alivio para que las empresas puedan prolongar la vida útil de sus inversiones.

 

COMUNICACIONES EN LA NUBE

No podemos dejar pasar por alto el tema de la nube, en el cual las tecnologías de virtualización permiten compartir el escritorio y brindar múltiples de servicios de colaboración a bajo costo mediante modelos de comunicaciones unificadas ‘as-a-service’ (UCaaS) y ‘pay-as-you-grow’, que evita inversiones iniciales altas y permite crecer conforme se expanden los negocios.

 

Sin embargo, antes de que Usted se embarque en un proyecto de Oficina Cero, vale la pena que se pregunte: ¿Qué ocurre si invertimos en esta tecnología y los empleados no la utilizan?; ¿Qué sucede si no dispongo de personal capacitado para administrar estas aplicaciones?; si invertimos en Capex, ¿Cuánto nos costarán las actualizaciones de software?; ¿Si adquirimos equipos, estos vendrán preparados para una recuperación ante desastres?

Mauricio Martínez, gerente de marketing y portafolio de Unify.

Mauricio Martínez, gerente de marketing y portafolio de Unify.

 

Mauricio Martínez, gerente de mercadeo y portafolio de Unify dice que “si alguna de las preguntas anteriores lo puso a reflexionar, ¡Bienvenido al ‘Club 75’!, ya que solo el 25 porciento de las empresas confían en las comunicaciones unificadas como servicio y solo el 1 porciento de ellas tiene una estrategia definida”.

 

¿QUÉ PROVEEDOR ELEGIR?

Ahora bien, con tantos proveedores de Comunicaciones Unificadas en el mercado, ¿Cuál elegir? Para dar respuesta a este interrogante vale la pena recordar que la computación en la nube, al igual que la colaboración y las tecnologías inalámbricas representa grandes fuerzas de tracción que están acelerando la adopción corporativa de UC, y por ello es importante comprender que no todos los vendors son iguales.

 

Es importante entender que –por tener costos razonables- las comunicaciones de voz sobre IP (VoIP) permiten direccionar correctamente el presupuesto asignado para financiar proyectos futuros que incluyan video, movilidad y comunicaciones como servicio.

 

Muchos fabricantes globales incluyen dentro de su oferta todos los componentes necesarios para producir comunicaciones unificadas de punta a punta; eso incluye teléfonos, licenciamiento, software, gestión, mantenimiento, servidores y otros componentes tecnológicos.

 

Y aunque algunos proveedores también ofrecen soluciones casi gratis o a costos muy bajos, lo mejor es que vaya por lo seguro y elija un vendor con una amplia base de clientes globales que pueda dar fe de implementaciones exitosas.

 

  • Autor: Orlando Gómez Camacho
  • Fuente: Revista IT Manager
  • Imágenes: Cisco, Avaya, ADA, Dell

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